Že digitalno arhivirate ?

03.03.2016

 

Za ureditev digitalnega arhiva NE potrebujete nujno dragih programov za arhiviranje, dovolj je že manjši skener s podajalcem dokumentov in preprost sistem priprave dokumentov

Po obdelavi običajno svoje poslovne dokumente kompletirate s prilogami, jih razvrstite po katerem od shranjevalnih kriterijev (vrstne številke, datumi, partnerji...),  snope dokumentov preluknjate in shranite v fascikel...

Ko je potrebno dokument poiskati, poiščete ustrezen fascikel v arhivu, v njem poiščete dokument, ga morate pazljivo vzeti ven, ga skopirati, original vrniti in fascikel vrniti na svoje mesto.  

Če imate arhiv kje blizu, to niti ni takšen problem, je pa potrebno nekaj dela, da do iskanega dokumenta pridete.  Kaj pa če je arhiv malo dlje ... ?

Se pa tudi rado dogaja, da dokument ni vrnjen na svoje (pravo) mesto, še posebej, če do arhiva dostopa več zaposlenih....

 

Ali veste, da se da zadevo preprosto, predvsem pa udobneje, urediti tudi drugače ?            

  

PRIPRAVA IN VRSTNO SKENIRANJE:
Preden vaš snop dokumentov vložite v fascikel, ga pred vlaganjem HITRO POSKENIRAJTE na skenerju s podajalcem originalov ali multifunkcijski napravi, ki to omogoča.

Novejše naprave omogočajo skeniranje 20, 30 ali celo 50 listov naenkrat v podajalcu dokumentov, ki pa se lahko združujejo v en dokument, tudi če je snop dokumentov potrebno razdeliti po več manjših zaradi zmogljivosti podajalca.

SHRANJEVANJE SKENIRANIH DOKUMENTOV:
Poskeniran snop dokumentov (v obliki PDF) shranite v imenik na disku vašega računalnika ali omrežja.  Pred tem morate pripraviti smislen razpored imenikov (direktorijev) svojega arhiva, kjer boste hitro našli iskani dokument. 

 
Dokument pri skeniranju poimenujete po iskalnem kriteriju, npr. Številki fakture  po katerm boste vedeli kje se vaš dokument, ki ga boste iskali, nahaja.

Na sliki levo je primer pripravljenega menika za shranjevanje arhiviranih dokumentov IZDANI RAČUNI, POGODBE, PREJETI RAČUNI in podobno...  

V imeniku "IZDANI RAČUNI"  pa so različne skenirane datoteke izdanih računov z imenom po območju številk, od najmanjše do največje, npr. 60164-60190.pdf.   V podimeniku DOBAVNICE pa so arhivirane dobavnice za prilaganje k Eračunom.

ISKANJE DOKUMENTA:
Ko boste kasneje iskali dokument, npr. iščete izdan račun s številko 60170, boste odprli datoteko 60164-60190.pdf, v kateri se račun 60170 nahaja.

Seveda pa današnji skenerji že skenirajo dokumente v t.i. searchable PDF formatu, kar pa iskanje dokumenta še olajša, saj ga hitro najdete kar s funkcijo Iskanje (Search) v Raziskovalcu (Explorerju).

UPORABA NAJDENEGA DOKUMENTA:
Ko ste iskani dokument našli, ga lahko pregledate, preprosto ponovno natisnete ali pa pošljete kot priponko elektronske pošte.

Pomembno pa je tudi dejstvo, da je arhiv dokumentov, če so dokumenti shranjeni v imeniku na omrežju, dostopen vsem, ki imajo ustrezen nivo pravic za dostop. 

Brez odnašanja dokumentov in nevarnosti, da ti skrivnostno izginejo.... Za zadnjo rezervo pa imate fizične dokumente še vedno nekje ....

Če želite več informacij na to temo, oziroma bi želeli, da vam svetujemo v vašem primeru, nas pokličite, ali pa nam pošljite sporočilo na KONTAKTNEM OBRAZCU !

DR C240

Hitri namizni skener