Kaj je BPM

BPM – kratica za Business Proceses Management.

Upravljanje poslovnih procesov

Upravljanje poslovnih procesov (BPM) je disciplina v operatvnem vodenju, ki uporablja različne metode za definicijokreiranjeanaliziranjemerjenjeizboljševanjeoptimiziranje in avtomatiziranje vsakdanjih poslovnih procesov v podjetju.

 

Upravljanje poslovnih procesov omogoča izboljšanje in upravljanje celovitih poslovnih procesov z namenom doseganja treh glavnih ciljev, nujnih za vsako visoko organizirano in produktivno organizacijo :

  1. Jasnost strateške usmeritve
  2. Optimizacijo virov
  3. Povečano disciplino v vsakdanjih poslovnih operacijah

Namen upravljanja poslovnih procesov je zagotovitev standardiziranih poslovnih procesov, v katerih so vnaprej definirani vsi potrebni koraki, ki omogočajo vedno enako in od števila ponovitev neodvisno poslovno opearacijo ali proces, v katerem so izpolnjeni naslednji pogoji:

  • Vsi koraki so opravljeni v skladu z definicijo in vedno zaključeni v celoti
  • Vsi koraki so opravljeni pravočasno in zaključeni v vnaprej določenih rokih
  • Vsi udeleženci procesa so o svojih nalogah ustrezno obveščeni in pozvani k reakciji
  • V vsakem trenutku je razvidno, v katerem koraku se proces nahaja
  • Omogočena so opozorila in alarmi za primer zastoja procesa ali posameznega koraka

Ustrezno načrtovan poslovni proces je temeljna doktrina poslovnega delovanja in zagotavlja kvaliteto poslovanja in standardizacijo izdelka ali storitve, ki je produkt tega procesa.

Upravljanje poslovnih procesov uredi vaše trenutne delovne procese iz izboljša vaš poslovni uspeh.

 

 

Primer preprostega procesa:  Vodenje pogodb kupcev

Kratek opis problematike: V podjetju Birox smo imeli precej neurejeno evidenco servisnih pogodb. S kupci smo dogovorili pogoje sodelovanja, vendar pogodbe velikokrat nismo niti pripravili. Če pa smo pogodbo že poslali, se je velikokrat zgodilo, da je nismo dobili podpisane nazaj. Evidenca je bila slaba, vendar posebnih težav ni bilo, saj smo se vseeno držali pogodbenih obveznosti.

Problem je nastal, ko se kupec ni držal svojih pogodbenih obveznosti in smo v postopku uveljavljanja svojih pravic ugotovili, da ne obstaja veljavna pogodba, ali pa je ta že potekla, ker nismo spremljali datumov izteka pogodb in jih ustrezno obnavljali.

 

Pripravili smo preprost poslovni proces (workflow) v sistemu EffecitveOffice.
Opis korakov diagrama na desni:

1.korak:  Na podlagi dogovora s kupcem se pripravi predlog Pogodbe.
2.korak:  Skrbnik pogodbe shrani dokument v postopek in ga pošlje kupcu v podpis

 

3.korak:  Sistem čaka 3 dni (nastavitev v postopku kreiranja postopka) 

4.korak:  Po preteku roka dobi skrbnik pogodbe opomnik po elektronski pošti, da preveri, ali je podpisana pogodba že vrnjena
5.korak:  Skrbnik pogodbe kontaktira kupca glede podpisa pogodbe:
              A. Kupec pogodbe NE podpiše - status pogodbe se spremeni v STORNO in postopek se zaključi (END)
              B. Kupec še ni podpisal pogodbe, skrbnik določi nov datum za vračilo in postopek se vrne na 3.korak
              C. Pogodba je vrnjena podpisana.
                         - skrbnik dokument skenira in shrani v postopek za kasnejšo uporabo in vpogled
                         - v sistem vnese datum veljavnosti pogodbe

6.korak:  Sistem čaka do 60 dni pred iztekom veljavnosti pogodbe (rok določen v postopku kreiranja)

7.korak:  Skrbnik pogodbe je po elektronski pošti 60 dni prej obveščen, da se bo pogodba iztekla
8.korak:  Skrbnik pogodbe kontaktira kupca glede nadaljevanja pogodbenega razmerja:
              A.  Kupec pogodbe NE BO podaljšal - postopek se zaključi (END)
              B.  Kupec bo nadaljeval pogodbeno razmerje - postopek se vrne na KORAK 1 in ponovi.

                          

S tem preprostim poslovnim procesom smo si zagotovili naslednje prednosti in olajšali delo:

  • Vse pogodbe so v evidenci in vedno vemo, do kdaj so veljavne in kdaj jih je potrebno obnoviti
  • Pogodbe in drugi dokumenti so skenirani in na vpogled vsem, ki jih potrebujejo, tudi na terenu
  • Vse poslane pogodbe so vrnjene podpisane, sicer kupca opomnimo
  • V primeru poslovnega spora imamo Pogodbo pri roki in hitro lahko definiramo pravice in dolžnosti

 

 

Preberite še o:   

Kje vam lahko EffecitveOffice pomaga? 

Kaj je DMS ?