Branje podatkov z dokumentov

Branje podatkov z dokumentov: Konec ročnega pretipkavanja

Ročno prepisovanje podatkov s prejetih računov, dobavnic in pogodb v vaš poslovni program je najdražje in najbolj zamudno opravilo v vsaki administraciji. Ob tem pogosto prihaja do človeških napak.

S programsko opremo Scan2x in naprednimi OCR tehnologijami proces vnosa podatkov popolnoma avtomatiziramo. Vaši zaposleni dokumentov ne pretipkavajo več – le še preverijo in potrdijo prebrane podatke.

1. Inteligentno prepoznavanje in logika

V sistemu programsko definiramo področja (cone) in pogoje, preko katerih se na skeniranem dokumentu avtomatsko poišče in prebere zahtevane podatke (npr. številka računa, znesek, DDV, datum).

  • Podatki se med obdelavo preverijo po vsebini in logični pravilnosti (npr. ali se seštevek postavk ujema s končnim zneskom).
  • Če sistem podatka ne uspe zanesljivo prebrati, opozori operaterja. Operaterju se na zaslonu prikaže povečan segment dokumenta za takojšnje vizualno preverjanje.

2. Direkten izvoz v računovodske programe

Skeniranje nima smisla, če morate podatke na koncu še vedno ročno prenašati. Po potrditvi programska oprema podatke strukturirano prenese v ustrezen CSV ali XML format. Datoteka je tako takoj pripravljena za avtomatski uvoz v vaš računovodski ali ERP program (Glavna knjiga).

3. Praksa: 3 do 5x hitrejša obdelava

V praksi dosegamo drastične prihranke časa. Primer iz implementacije pri naši stranki:

  • Pri knjiženju prejetih računov in prenosu podatkov v Glavno knjigo (program Vasco) je bila obdelava dokumentov 3x do 5x hitrejša od ročnega knjiženja.
  • Obremenitev opreme: Zaradi večjega volumna hitrega skeniranja pri takšnih rešitvah podjetjem s 5+ napravami v omrežju priporočamo vklop sistema za nadzor tiskalnikov (1 mesec brezplačno). Sistem proaktivno spremlja obrabo valjev v podajalnikih dokumentov, kar prepreči zastoje papirja in izpade.
Avtomatski zajem in branje podatkov z dokumentov v ERP

Koliko časa bi prihranili vi?

Prenehajte z ročnim vnašanjem računov in preusmerite zaposlene na naloge z višjo dodano vrednostjo. Zahtevajte predstavitev rešitve, ki je prilagojena vašemu računovodskemu programu.