DMS je kratica za Document Management System (sistem za upravljanje z dokumenti), ki predstavlja sistem ali računalniško aplikacijo za upravljanje z dokumenti.

V podjetjih, kjer kroži veliko različnih dokumentov in veliko ljudi potrebuje informacije povezane s temi dokumenti, sistemi DMS omogočajo, da so ti dokumenti digitalizirani, strukturirano razvrščeni in vedno dostopni vsem, ki jih potrebujejo in imajo ustrezne pravice, da do niih dostopajo. 

V zadnjem času se pojavlja vedno več zakonskih zahtev, po katerih morajo podjetja zagotavljati varnost dokumentov in sledljivost dostopa do njih, kakor tudi uporabe podatkov, ki se na teh dokumentih nahajajo. Še posebej to velja za evropsko direktivo o varstvu osebnih podatkov GDPR, ki stopi v veljavo 25.5.2018 in predvideva visoke kazni za kršitelje. 

DMS sistemi omogočajo, da zagotovite zakonske zahteve in omogočite varnost dokumentov.

Običajne funkcije DMS sistema:

• papirne dokumente digitalizirate v ustrezen format (Tiff, PDF, PDF /A…)
• dodajate lahko druge digitalne dokumente (iz MS Office in podobnih aplikacij, ERP sistemov, CRM, elektronske pošte....)
• digitalnim dokumentom se dodajo ustrezni indeksni podatki, za kasnejše lažje iskanje
• organizacija skupne shrambe vseh digitalnih dokumentov in ustrezna zaščita
• hierarhični nivo pravic uporabnikov, do katerih dokumentov lahko dostopajo in kako 
• beleženje in sledljivost, kdo je dokument uporabljal ali spreminjal 
• iskanje dokumentov po indeksnih ali drugih podatkih
• tiskanje, pošiljanje ali izvažanje digitalnih dokumentov za nadaljnjo uporabo
• interni arhiv oz. možnost prenosa v ustrezen certificiran arhiv

Preberite še o: